Programa de Análisis del Entorno

El Programa de Análisis de Entorno (PAE), adscrito a la Oficina de Planificación y Evaluación Institucional de la Universidad Nacional Abierta (UNA) de Venezuela, se corresponde con una estrategia para la evaluación institucional, y la construcción colectiva de escenarios estratégicos, a partir de necesidades reales.  Su multipropósito es:

1.  Monitorear las fuerzas externas e internas que inciden en el desarrollo organizacional y académico de la institución 

2.     Actualizar las necesidades de la UNA, con base en lo que sucede en el entorno  

3.     Conocer y analizar la opinión de los diferentes actores sociales que hacen vida en la UNA con respecto al desarrollo de los procesos académicos y de gestión universitaria.   

4.     Apuntalar proyectos académicos y de gestión que respondan a necesidades reales

El PAE-UNA está diseñado con base a cinco etapas  interrelacionadas entre si :

Etapa I: Determinación de necesidades de información

Esta etapa se caracteriza por realizar una auditoría de información, la cual consiste en determinar cuáles son las necesidades de información tanto interna como externas

Etapa II: Establecimiento de objetivos y proyectos

El establecimiento de objetivos es una de las actividades cruciales en el análisis del entorno institucional. Existen por lo menos cuatro tipos de objetivos a considerar: 1. Objetivos de evaluación, 2. Objetivos de exploración, 3. Objetivos de reconocimiento, y 4. Objetivos prospectivos. Estos objetivos caracterizan los Proyectos de Análisis del Entorno por lo que distinguen igualmente cuatro tipo de proyectos.  

Etapa III: Recolección de Datos

En esta etapa es fundamental identificar las fuentes de información que nutrirán los proyectos, las cuales pueden ser, desde un material impreso, una llamada telefónica, un video, un mail, hasta el nombre de una persona. A continuación se mencionan algunas fuentes de información institucionales

Fuentes de Información

Fuentes Internas: Generadas por el personal de la Institución	Fuentes externas: Generadas fuera de la Institución por otros entes u organismos oficiales
Memoria y Cuenta	Prensa Nacional y Local
Actas del CD y CS	Bases y Bancos de Datos
Informes de las áreas	Revistas Especializadas
Reportes y Auditorías Financieras	Catálogos
Boletines Internos	Índices y Estadísticas
Resoluciones	Gacetas Oficiales

Si la información requerida por el especialista que está haciendo la auditoría de información, no está documentada, entonces se deberá recurrir a métodos de campo: entrevistas, cuestionarios, sondeos de opinión y otros.

Etapa IV: Análisis e interpretación

Esta etapa requiere una gran coordinación, pues en ella se integran tanto la información interna como la externa. Para evaluar la información obtenida deben considerarse aspectos tales como:

• Confiabilidad de la fuente
• Relevancia de la información
• Actualidad o vigencia
• Volumen de la información

Se recomienda para el análisis de la información utilizar métodos manejables por la gerencia y personal de la Institución.

Etapa V: Diseminación

Una vez analizada y procesada la información, resulta imprescindible que los resultados obtenidos lleguen en forma expedita a los usuarios que así la requieran, a través de mecanismos tales como: carteleras, boletines, informes, exposiciones, página web, blogs; entre otros.

Etapa VI: Evaluación

En esta etapa se valora la información analizada y procesada (resultado) con respecto al producto esperado en cada objetivo y/o proyecto formulado en la etapa II. El análisis cuantitativo y cualitativo de las diferencias o desviaciones por cada objetivo y/o proyecto va a determinar la evaluación del PAE.

Posicionamiento Institucional

El PAE conduce a un posicionamiento institucional de la realidad, el cual debe reflejar al menos dos probabilidades de cambio:

1.  Articulación efectiva con las políticas y estrategias educativas del estado venezolano, prestando especial atención por un lado, a la solución de problemas nacionales y regionales, con criterios de calidad y pertinencia y por otro, a la docencia, la investigación y la extensión en un marco estratégico de innovación y desarrollo tecnológico.

2.     Optimización de la gestión interna de los recursos institucionales como un proceso continuo de mejoramiento organizacional, hacia una organización moderna, capaz de responder a los retos de los cambios tecnológicos, pedagógicos en relación con las demandas del entorno intra y extra universitario.